Flussi documentali per la contabilità in outsourcing
Nei processi contabili affidati all'esterno non basta disporre dei documenti: devono arrivare allo studio in modo riconoscibile, riferibile al periodo corretto e verificabile. Fatture, note, estratti conto, pagamenti e informazioni sulle operazioni devono poter essere collegati a chi li ha prodotti o può chiarirli.
L'azienda individua le persone autorizzate a inviare i documenti e conserva la responsabilità di fornire informazioni complete, autorizzazioni e chiarimenti sulle operazioni. Lo studio di commercialisti riceve quanto concordato, verifica la completezza utile alle attività affidate e segnala i documenti o i dati che richiedono integrazione.
Invio, accesso e controlli condivisi
All'avvio della contabilità in outsourcing si definiscono canali di invio, soggetti che possono accedere alla documentazione condivisa, frequenza di consegna e modalità per distinguere i documenti già trasmessi da quelli ancora da inviare. Per estratti conto e pagamenti, il flusso deve consentire di collegare i movimenti alle informazioni disponibili e di evidenziare le voci prive di riferimento.
Invii tardivi, raccolte distribuite tra più persone o movimenti bancari senza indicazioni possono lasciare punti aperti. Lo studio non attribuisce ai documenti un significato che non risulta dalle informazioni ricevute: richiede conferme quando sono necessarie per le registrazioni, le riconciliazioni o il monitoraggio delle scadenze.
Gestione delle anomalie e responsabilità
Un processo ordinato chiarisce chi invia il documento, chi ne controlla la completezza, chi fornisce spiegazioni e chi riceve il riscontro. Il confronto iniziale esamina documenti disponibili, operazioni ricorrenti, scadenze aperte e modalità effettive di consegna, quindi definisce un metodo proporzionato alle attività contabili e amministrative affidate.
Lo studio gestisce o coordina le attività concordate e restituisce aggiornamenti su registrazioni, riconciliazioni, scadenze e criticità da verificare. L'impresa mantiene il controllo sulle informazioni operative, sulle approvazioni e sulle decisioni che non possono essere ricavate dalla documentazione.