Documenti per iniziare la contabilità in outsourcing
Per organizzare la gestione contabile esterna, lo studio di commercialisti deve poter comprendere le operazioni da registrare e i punti amministrativi da seguire. In base al perimetro affidato, l'impresa rende disponibili fatture, note, estratti conto, informazioni sui pagamenti, scadenze aperte e documenti che spiegano operazioni non leggibili dalla sola contabilità.
La richiesta non riguarda soltanto la quantità dei file. Occorre poter riconoscere a quale operazione si riferisce ciascun documento, se è definitivo o da integrare e chi può fornire un chiarimento.
Requisiti operativi della consegna
I documenti dovrebbero essere leggibili, ordinati e riferibili al periodo corretto. Estratti conto ed evidenze dei pagamenti devono essere accompagnati dalle informazioni necessarie ai riscontri; operazioni non ricorrenti e variazioni vanno segnalate con tempestività. Un referente aziendale consente di gestire richieste di integrazione e conferme.
Lo studio esamina il materiale ricevuto, evidenzia ciò che è utilizzabile e indica i documenti o le spiegazioni ancora necessari per le attività contabili concordate.
Responsabilità che restano interne
L'impresa mantiene la responsabilità di inviare dati completi, aggiornare lo studio sui fatti aziendali rilevanti e approvare le decisioni di propria competenza. Una consegna definita rende più chiaro quali flussi sono stati affidati all'esterno e quali verifiche richiedono ancora il contributo aziendale.